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PRINCIPES RÉGISSANT NOS PRATIQUES PROFESSIONNELLES | 15

étudiés, approuvés et documentés.

Les contrats ne peuvent être signés que par les employés habilités à le faire selon les méthodes et les processus d’étude de contrats de l’entreprise.

h. Communication de l’information financière exacte

Les employés et les mandataires d’EXP doivent se conformer aux exigences en matière de communication de l’in- formation financière énoncée dans les lois et règlements de chaque territoire où ils exercent leurs activités pour le compte de l’entreprise. À cette fin, le Service des finances d’EXP doit préparer des états financiers exacts et com- muniquer l’information financière, également exacte, faisant état des activités, de la situation financière et des flux de trésorerie de l’entreprise. Les employés doivent se conformer aux normes applicables en matière de communication de l’information financière ainsi qu’aux politiques en matière de contrôles internes en vigueur, tel que requis par la loi ou déterminé par le Service des finances. Aucun fonds ou actif de l’entreprise non divulgué ou non enregistré ne doit être constitué à quelque fin que ce soit, et aucune entrée ne doit être effectuée sans une documentation de soutien adéquate ou à d’autres fins que celles énoncées dans cette documentation.

Si des transactions et des relations ont un effet « important » sur la situation financière de l’entreprise, une telle information doit immédiatement être portée à l’attention du chef de la direction financière.

i. Tenue de livre précise

L’existence de dossiers exacts et fiables est d’une importance capitale pour permettre à l’entreprise d’honorer ses obligations légales, financières et réglementaires, ainsi que ses autres obligations en matière de gestion. Les employés sont tenus de préparer et de tenir à jour des documents comptables appropriés et exacts, y compris les factures, et la correspondance; ils sont responsables de cette tenue et de cette préparation. Les employés ne doivent pas dissimuler, modifier, falsifier ou masquer la véritable nature de quelque transaction que ce soit.

j. Conservation et destruction des dossiers

L’entreprise est tenue de conserver des dossiers relatifs à nombre de ses activités, que ce soit en vertu de ses politiques, de ses obligations professionnelles ou des exigences gouvernementales ou réglementaires. Ces dossiers doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire à des fins commerciales, financières ou juridiques, mais pas davantage. Les dossiers dont la conservation n’est plus nécessaire doivent être détruits de manière sûre et appropriée. Pour des informations additionnelles sur la politique et ses procédures, veuillez-vous référer à la Politique de conservation des documents.

k. Lois sur les valeurs mobilières et délits d’initiés

Il est illégal pour quiconque détient de l’information importante non encore rendue publique concernant une société ouverte d’acheter, de vendre ou d’échanger des valeurs mobilières de ladite société ou encore de communi- quer à quiconque la moindre information importante non encore divulguée. Pour éviter d’engager leur responsabilité, les employés doivent se conformer aux consignes suivantes :