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CONFLITS D’INTÉRÊTS | 17

c. Conflits d’intérêts potentiels ou réels

Un conflit d’intérêts potentiel peut se révéler tout aussi problématique qu’un conflit d’intérêts réel. Même si vous estimez être en mesure de prendre une décision objective, il est possible qu’une personne extérieure à l’entreprise soit d’avis contraire. La moindre apparence d’irrégularité peut saper l’intégrité du processus, exactement- comme le ferait un conflit d’intérêts réel. Les conflits d’intérêts potentiels doivent être résolus comme s’ils’agissait de conflits d’intérêts réels.

d. Transactions avec les employés, les amis et la famille

L’existence d’un lien personnel ou familial entre des employés qui travaillent ensemble peut engendrer des tensions au sein du milieu de travail et donner l’impression que certains employés bénéficient d’un traitement préférentiel. Nulle personne ne doit être dans une position qui lui confère un pouvoir décisionnel direct sur un membre de sa famille. Nulle personne ne peut donc, entre autres, relever directement d’un membre de sa famille ou encore prendre à l’égard de celui-ci la moindre décision en matière d’embauche, de promotion, de rémunération ou de congédiement ou encore la moindre décision disciplinaire ou liée au rendement. En principe, EXP ne fait pas affaire avec les employés ou avec les membres de leur famille immédiate. Il y a conflit d’intérêts dès l’instant où vous même, un membre de votre famille ou un de vos amis proches détenez des intérêts dans une entreprise comptant parmi les fournisseurs ou les clients d’EXP. Les employés susceptibles de prendre directement part à la sélection d’un fournisseur ou à la fourniture d’un service à un client qui engendre un conflit d’intérêts doivent signaler le conflit au président et chef de l’exploitation qui peut retirer cette personne de son rôle. Dans le cadre de leur travail au sein d’EXP, les employés peuvent avoir vent d’occasions d’affaires. Il leur est interdit de tirer personnellement profit de ces occasions ou encore d’utiliser l’information ou les biens d’EXP ou encore leur position pour en tirer un profit personnel. Il est de plus interdit aux employés de se livrer à la moindre activité mettant ou susceptible de mettre en péril leur engagement à agir dans le meilleur intérêt d’EXP. Les employés qui ont vent d’occasions doivent toujours signaler celles-ci à la personne appropriée au sein de l’entreprise. Vous ne pouvez tirer personnellement profit d’une occasion que si l’entreprise ne s’y oppose pas et qu’avec l’autorisation écrite du Chef de la direction d’EXP.

e. Occasions d’affaires pour l’entreprise

f. Emplois secondaires (ne s’applique pas aux administrateurs externes d’EXP)

Les employés d’EXP doivent normalement consacrer tout leur temps de travail et leur dévouement à l’entreprise. Il leur est déconseillé d’occuper un emploi secondaire, hors de l’entreprise. L’acceptation d’un emploi secondaire peut engendrer un conflit d’intérêts. Pour éviter un tel conflit, les employés ne doivent accepter aucun autre emploi ou encore exploiter la moindre entreprise susceptible d’entrer en conflit avec EXP, sauf avec l’autorisation préalable président et chef de l’exploitation.