code-of-conduct-final-FR-PL-2

INTÉGRITÉ | 9

e. Cadeaux d’entreprise et divertissements offerts

Les cadeaux d’entreprise et les divertissements offerts sont des « gratuités » destinées à renforcer les relations d’affaires de l’entreprise avec ses fournisseurs et ses clients. Donner ou recevoir le moindre élément de valeur est interdit si cela risque d’engendrer une obligation, de placer l’employé dans une situation donnant l’impression qu’EXP fait preuve de parti pris, ou encore d’influer sur les décisions d’affaires d’EXP ou de ses clients. Bien qu’il puisse paraître d’usage d’accepter ou d’offrir des cadeaux ou des divertissements en certaines circonstances, les lois qui régissent l’échange de cadeaux d’entreprise varient d’un pays à l’autre; elles peuvent exiger la divulgation de ces cadeaux à une entité commerciale ou gouvernementale quelconque et prévoir des pénalités en cas de manquement aux lois en question ou aux dispositions applicables. Les employés d’EXP ne doivent pas, sauf en de rares circonstances ou si l’usage l’exige, demander à recevoir ou accepter des cadeaux, des faveurs, des pourboires, des récompenses, des promesses d’embauche ou quelque autre élément de valeur que ce soit, voyages et hébergement compris. De plus, EXP a pour politique de ne pas offrir de cadeaux ou de divertissements à ses clients pour influer sur leurs décisions d’affaires, sauf en de rares circonstances ou si l’usage l’exige. En matière d’offre de cadeaux, de divertissements, de repas ou de quelque autre élément de valeur que ce soit, les employés doivent faire preuve de jugement, de discrétion, de modération et de transparence. Tous les cadeaux offerts ou reçus doivent être signalés au Service des finances d’EXP, consignés par celui-ci et déclarés conformément aux dispositions fiscales ou réglementaires applicables.

Il est strictement interdit d’offrir le moindre cadeau ou divertissement à un employé ou à un responsable de quelque gouvernement que ce soit.

L’acceptation ou l’offre de cadeaux ou de divertissements est généralement déconseillée et n’est autorisée que dans de rares circonstances, à condition :

• qu’ils n’aient qu’une valeur symbolique (inférieure à 50 $, par exemple); • que le fait de les offrir ou de les recevoir ne soit pas interdit par quelque entente, loi ou règlement que ce soit; • qu’ils soient rares, de bon goût et n’aient pas été sollicités; • qu’il ne s’agisse pas d’argent comptant ou de l’équivalent (cartes cadeaux, par exemple); • qu’ils soient offerts ou reçus en des occasions spéciales où la chose est d’usage et où le fait de ne pas les offrir ou recevoir serait perçu comme inapproprié (départ à la retraite ou Nouvel An chinois, par exemple). • que leur offre ou leur réception ait été approuvée par le chef de la direction financière d’EXP.